Comunicación efectiva en tus proyectos – correos electrónicos

¿Sabías que la forma en que redactas, envías y lees un comunicado impacta de manera efectiva en tu comunicación?

Debemos priorizar los distintos canales de comunicación y utilizar el correo electrónico cuando sea el medio más adecuado. Recordemos que existen videoconferencias, llamadas, citas o mensajes por chat, que pueden ser más efectivos, solo hay que pensar y establecer cual, para qué y cuándo.

Al redactar: No podemos dejar que la rapidez nos gane, debemos redactar con cautela y tener en cuenta el asunto que pondremos, pues si este no atrae y llama la atención, el correo ni siquiera será abierto (intenta causar recordación y dejar tu huella personal). No adjuntes archivos que no sean relevantes, la mayoría de archivos que se adjuntan solo son vistos si el receptor realmente los necesita, así que piensa dos veces si lo que adjuntas es vital para tu mensaje. Intenta utilizar asuntos muy diferentes para temas que no tengan nada que ver, utiliza palabras clave de estos temas y así será más sencillo buscarlos y filtrarlos sin perder tiempo, cuando los necesites.

Al enviar: revisa el correo y la extensión del mismo, léelo una o dos veces de manera pausada y trata de ponerte en el lugar del receptor, ¿es claro? ¿Resume lo que quiero decir? ¿Se presta a otras interpretaciones?; una vez lo hagas asegúrate que lleve justo la información que te solicitan o que quieres compartir, recuerda que un mensaje bien escrito ahorrará aclaraciones, malentendidos y correos de ida y vuelta en cantidad. Si esperas una respuesta sé prudente, dale tiempo a la persona de contestar tu mensaje y si el tema es muy urgente y solo si es necesario utiliza otro medio para contactarle y confirmar la recepción del mensaje.

Al leer: tal vez sea un sentimiento humano, el pensar que tu receptor debería dedicarle al menos el mismo tiempo para leer el mensaje, del que tu dedicaste para redactarlo pero trata de controlar esto pues lo normal es que se haga una lectura rápida, en diagonal y se le brinda más relevancia a lo importante. Por ellos la importancia de los puntos anteriores, si tu mensaje es claro, conciso y breve tienes muchas posibilidades de conseguir el objetivo e incluso obtener rápida respuesta.

Así como tú, el emisor o receptor (según aplique) espera respuesta de su comunicado, por lo tanto no olvides encontrar la forma más ágil o familiar para dar tu afirmación.

Ing. Carolina Vásquez
Coordinadora de servicios
Trasequipos S.A.